JANUARI = OPRUIMEN!

Energetisch is het nieuwe jaar nog niet begonnen!

De periode van 4 januari tot 4 februari is de tijd van de winterslaap.
Het is de tijd waarin de energie wordt opgebouwd zodat het leven als vanzelf kan terugkeren.
Dit is de periode waarin iets uit niets geboren kan worden. Het is de periode waarin het allerprilste begin van leven begint terug te keren. Het is leven dat nog niet in beweging is gekomen en dat zeker nog geen vorm heeft aangenomen.
Tegen eind januari is de kernvraag: wat wenst er door mij heen geboren te worden?

Wat wil er door jou geboren worden?

Uit: Leven & werken in het ritme van de seizoenen van Jaap Voigt

Januari = Opruimen

Het is nu de perfecte tijd om op te ruimen.
Een bureaula doorspitten en pennen die het niet meer doen weggooien. Je agenda plannen voor de komende maand of zelfs kwartaal. Ik werk het liefst per kwartaal en dan terug naar maand- en weekplanning.

Aan het einde van het afgelopen jaar ben je vaak aan het terugkijken: wat heb je allemaal gedaan? Wat wil je nog eens doen, of juist anders? De antwoorden op die vragen zitten nu als een zaadje onder de grond en wachten op de tijd om te ontwikkelen.

En wat is dan fijner als straks een idee in een opgeruimde omgeving geboren kan worden. Je mag deze periode gebruiken om je omgeving klaar te maken daarvoor. Zo maak je ruimte voor nieuwe dingen.

Ruim je bureau op dag

Deze dag is om je bewust te maken van je werkomgeving, en de voordelen van een opgeruimde werkplek te ervaren.
Je kunt je er alles bij voorstellen dat het een stuk prettiger werkt als je je werkdag start met een opgeruimd bureau, of eerst alles te moeten opruimen van de vorige dag… Dan begin je al met een valse start. Je begint je werkdag misschien al knorrig en dat kan de hele dag doorwerken.

Je kunt je beter focussen in een opgeruimde omgeving werkt, er zijn minder visuele prikkels en je stoort je niet aan rommel. Je denkcapaciteit blijft zo echt beschikbaar voor je taak die je wilt doen.

Vijf stappen voor een opgeruimde werkplek

De 5S opruim methode komt uit de Japanse managementfilosofie “lean manufacturing”, en bestaat uit de vijf woorden die opruimen of schoonmaken betekenen.

1. Scheiden
2. Schikken
3. Schoonmaken
4. Standaardiseren
5. Systematiseren

 

S1: Scheiden

Scheiden of opruimen betekent hier onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Het onnodige moet verdwijnen. Dat zijn onder andere kapotte of beschadigde voorwerpen, voorwerpen die lang niet meer gebruikt of onveilig zijn.

S2: Schikken

Schikken betekent de gereedschappen een vaste plek geven, de werkplek zodanig organiseren dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden: een vaste plaats voor alles en alles op zijn vaste plaats.

S3: Schoonmaken

Maak je werkplek grondig schoon. Een schone werkplek zorgt voor een ontspannen werksfeer. Vergeet niet om je toetsenbord eens uit te kloppen en stof alle draden van je apparaten eens af.

S4: Standaardiseren

Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De eerste drie S’en worden een gewoonte door methodes in te voeren die deze eerste fases vastleggen. Bijvoorbeeld door aan het einde van iedere werkdag je prullenbak te legen en aan het eind van iedere werkweek je bureau schoon te maken, op vaste tijden, zodat het een gewoonte wordt.

S5: Systematiseren

De laatste ‘S’ is misschien we de moeilijkste, maak er een systeem van. Ofwel dit goede voornemen volhouden. Lukt dat niet? Ga volgende maand gewoon weer aan de slag met S1 tot en met S4. Als je daar elke maand tijd voor inplant, dan wordt het een gewoonte. En werkt je systeem alsnog!

 

Wat kan weg, wat blijft

Een goed begin is om te bekijken welke spullen er echt nodig zijn op je werkplek. Zijn bijvoorbeeld 2 of 3 perforators echt nodig of is één meer dan genoeg? Zijn al die documenten in mappen nog echt nodig of is het niet beter om deze documenten te digitaliseren? Maak keuzes en gebruik alleen de spullen die je in de laatste 6 maanden hebt gebruikt. Heb je ze de afgelopen 6 maanden niet gebruikt? Gooi ze dan weg of berg ze op in een kast als je ze nog denkt nodig te hebben binnen een jaar. Na een jaar kun je ze dan alsnog weg doen, want de praktijk leert dat je ze dan ook niet nodig hebt.

 

Een nadeel van deze methode is dat je gedisciplineerd moet werken, door te oefenen wordt het een gewoonte. Elke keer dat je ermee aan de slag gaat slijt het patroon in.

 

Plannen = een opgeruimde agenda

Het Prioriteitenmatrix van Eisenhower helpt mij om mijn taken en acties te ordenen voor ik ze in mijn planning zet.

Eens per week, meestal zondag voor het begin van de nieuwe week, maak ik een lijst met allerlei taken en ideeën die in me op komen, een braindump. Ik wil alleen de taken in mijn (zakelijke) planning zetten die belangrijk zijn voor mijn bedrijf, daarom gebruik ik de matrix, om echt die taken uit de dump te halen.

Ik plan ook vrije tijd in, de witregels in m’n dag. Wandelen tussen de middag met Tess onze teckel, is bijvoorbeeld een vast gegeven. Een ontspannende inspanning om mijn batterij weer op te laden. Anders ben ik alleen maar aan het werk…

In het weekend wil ik zo weinig mogelijk aan mijn bedrijf werken, een appje of mailtje beantwoord ik vaak wel. Werken aan bestellingen meestal niet. Ik lees wel en doe inspiratie op door te wandelen.

De balans tussen werk en gezin wordt op deze manier veel duidelijker voor me en zo kan ik het beter volhouden.