Routines
Voorbereiding bespaart tijd
Het klaarzetten van je werkweek levert tijd op
Zoals ‘meal preppen’ dat ook doet.
Prep je week
Op een rustig tijdstip in het weekend je werkweek voorbereiden, levert tijd op tijdens je werkweek. Beslissingen nemen in het moment zelf kosten meer tijd en energie.
In de hectiek van de week, weet je precies wat je wil doen op welk moment.
Hetzelfde geldt voor ‘meal preppen’. Om 17.55u. bedenken, wat zullen we nu weer eens eten, levert vaak ‘slechte’ inspiratieloze keuzes op, zoals friet, pizza of een gebakken ei… en waar is de groente in dit verhaal? Ver te zoeken!
To prep or not to prep
Belangrijk is het ordenen en rangschikken van alles wat je wil doen de komende week. Je werkruimte inrichten. Niet je fysieke bureau en stoel, maar de tijd die het duurt en de plek in de week. Aan het begin van de week, halverwege of juist aan het eind van de week. Stel je werkt 3 dagen in de week, dan is dat je werkruimte.
Handelingen of taken die je elke dag doet, doe je het best elke dag op hetzelfde tijdstip. Routines, bijvoorbeeld elke dag 12 bladzijdes lezen, plan je in op het moment dat dat jou het best uitkomt en past.
Mise en place je werkweek
De term mise en place is een term uit de culinaire wereld, het is een kook systeem en betekent de voorbereiding van de keuken om ‘s avonds beter en snel orders te kunnen verwerken.
Letterlijk betekent mise en place, op z’n plaats gezet.
Zet al je werk voor de komende week op z’n plek juiste plek.
Bepaal de volgorde
Als je 3 dagen in de week werkt. Bepaal je welke 3 taken het allerbelangrijkst zijn. Voor iedere dag 1 allerbelangrijkste taak. Mocht dat het enige zijn wat die dag af komt, dan is je dag nog steeds geslaagd. Dit zijn taken met een harde deadline bijvoorbeeld.
Vervolgens 3 taken die belangrijk zijn maar minder. Ook weer voor iedere dag 1 taak. Deze taken doe je nadat je de allerbelangrijkste taak hebt afgerond. Mocht deze taak doorgeschoven worden door externe omstandigheden, dan raak je niet in de knoei met je planning. Zo bepaal je de volgorde van belangrijkheid.
En dan is er nog ruimte voor overige taken. Deze doe je pas nadat taak 1 en 2 afgerond zijn. Dit kan zijn. luisteren naar een interessante podcast of lezen van de nieuwsbrief van je favoriete merk. Hint, hint ?
Neem de tijd, zodat je tijd kunt besparen
Bovendien is het handig om vooraf te bepalen of je de taak kunt afmaken. Dit lijkt een open deur, maar vaak zijn we heel goed in starten van allerlei ‘dingen’ en vervolgens zit het dagelijkse leven ons in de weg om het ook echt af te maken. Inplannen van afrondingen zijn net zo belangrijk als starten. Starten is makkelijk, afronden is wat je onderscheidt.
Kun je een opdracht, werkstuk of project afronden binnen een vooraf gestelde tijd? Plan die dan in met bijvoorbeeld de Pomodoro techniek. Door te werken in blokken, werk je effectiever. Lukt het je om bijvoorbeeld op maandag altijd je bonnen in te voeren dan is dat productiever, dan elke keer een los bonnetje op te voeren.
Via deze link lees je over de Pomodoro techniek
Take the time it takes, so it takes less time
Voorkom chaos in je hoofd
Tijdens je werk is het fijn om notitieblok bij de hand te houden. Daar kun je opkomende gedachten, vragen en ideeën neer pennen, externaliseren. Haal gedachten uit je hoofd zodat ze geen ruimte meer innemen.
Je wil niet dat er open loops blijven in je hoofd. Het neemt denkcapaciteit in beslag wat je juist wil gebruiken tijdens je af te ronden taak. Een soort van mini brain dump elke keer als er iets opkomt.
In flow werken geeft een positief gevoel
Tijd besteden aan voorbereiden van je werkweek scheelt tijd op het moment zelf.
Ik durf zelfs te beweren, tijd besteden vooraf levert tijd op in het moment zelf.
Focus en in flow werken maakt taken afronden makkelijker en sneller. Aan terugkerende taken hoef je geen extra energie te besteden, die gaan bijna op de automatische piloot.
Op deze manier je werkweek voorbereiden schept de ruimte voor zogenaamde flow. In flow werken voelt als heel prettig en moeiteloos.
We are what we repeatedly do.
Excellence, then, is not an act, but a habit.
– Aristoteles
Mijn motivatie is niet eindeloos
De weken dat ik in het weekend de tijd neem om de komende week voor te bereiden zijn mijn meest creatieve en productieve weken.
Doe ik het preppen niet, dan kost het bedenken in het moment zo veel energie en moeite dat ik het of niet doe of het kost me veel meer tijd dan nodig is.
Het hoeft niet eens een gebrek aan motivatie te zijn. Het opbrengen van motivatie kost wilskracht en daar heeft iedereen maar een beperkte hoeveelheid van per dag en het kan per dag enorm verschillen. Heb ik slecht geslapen? Voel ik me top fit of juist niet?
De samenhang van het werk van de komende week is een soort automatiseren. Eerst dit en dan dat en vervolgens de rest. Het automatiseren scheelt uiteindelijk veel energie. Als ik me dan bij het opstaan niet lekker voel, kunnen verschillende taken toch doorgaan omdat ik die heb voorbereid. Ik hoef ze niet ter plekke te bedenken en kan ik vaak op de automatische piloot doen.
Mijn oplossing om de ‘open loops’ uit mijn hoofd te halen en snel neer te kunnen pennen, zijn vaak Post-its. Ik zou niet weten waar ik zou zijn zonder geeltjes…. Ik eet ze ongeveer. Handig ook, want vervolgens kan ik ze plakken op de plek waar ik het nodig heb. Moet ik nog iemand bellen, dan plak ik er één op m’n telefoon. Een snel idee voor iets nieuws plak ik in m’n bullet journal, enz.
Probeer het eens!
Ik wens je een fijne werkweek.
Items om mee aan de slag te gaan
Ervaar je verlies van productiviteit op de plek waar je werkt?
Is er meer uit je werkplek te halen?
Maak van je bureau een minimalistische werkplek waar het maximale van jezelf tot uiting komt.
Werkplek verbeteren = geïnspireerd werken
Laat mij je helpen met de manier van inrichten die werkt, door middel van handgemaakte bureau accessoires, Feng Shui, minimalisme en neurowetenschap.
Schrijf je in via de link ? voor de maandelijkse nieuwsbrief en ontvang mijn ebook met 10 tips voor een werkplek met flow.
